個人情報保護方針Privacy policy
社会保険労務士法人ＩＭＩは、社会保険労務士法第２１条において法律によって守秘義務が課されており、伊藤労務事務所時代から一貫して慎重かつ細心の注意を払い個人情報の適正な取り扱いに努めて参りました。
「個人情報保護法」が平成１７年４月に施行され、社会的にプライバシー保護・個人情報保護に対する意識が高まり、社会保険労務士に対しても個人情報保護を見える形で運用することが求められるようになりました。
当事務所は、個人情報の保護に対し厳重かつ適切な管理体制をより確立するため、全国社会保険労務士連合会より認証される社会保険労務士に特化した「社会保険労務士個人情報保護事務所認証制度(SRP認証制度)」の認証を取得し、さらに一般財団法人日本情報経済社会推進協会の「プライバシーマーク(Pマーク)」の認証を取得しております。
これらの認証を得ることは、当事務所が個人情報保護に関して高い意識を持ち取り組んでいることの証です。
これからも社会保険労務士法人ＩＭＩは「安心で安全に依頼頂ける事務所」として引き続き誠心誠意努めて参ります。
個人情報保護方針Basic policy
社会保険労務士法人ＩＭＩは、お客様から委託を受けて社会保険労働保険関係業務を行います。
社会保険労働保険関係業務は、働く方の権利と義務を保護し、企業活動に貢献する、重要な業務です。
私たちが、このような立場において個人情報を保護することは、欠かすことの出来ない社会的責務です。
私たちはすべての個人情報を保護することの重要性を認識し、個人情報が常に適切に取り扱われるよう周知徹底致します。
1. 適正な取得、利用目的
お客様の情報の利用目的は受託契約書に明記し、取得と利用は労働・社会保険諸法令に基づく弊社の事業遂行に必要とする最小限において使用し、必要とする場合以外は当事務所外への持ち出し、および口外はしません。
また、取得する個人情報の利用目的を特定し、その利用目的を達成するために必要な範囲でのみ個人情報を取得することとし、次の場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取り扱い(以下「目的外利用」)及び、本人の承諾を得ずに第三者に開示・提供することはいたしません。
これらのことを防止する措置を弊社の個人情報保護マネジメントシステムによって確実に実施します。
(ａ) 法令に基づく場合
(ｂ) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(ｃ) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
2. 法令、国が定める指針その他規範の遵守
当事務所は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他規範を遵守いたします。
3. 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正について
当事務所は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関して、必要かつ適切な安全対策を実施いたします。
4. 役職員(全従業者)の教育、監督
当事務所は、個人情報の適切な取り扱いのため、役職員(全従業者)に教育を行い、当事務所から権限を与えられた従業者がその情報にアクセスできます。
当事務所の個人情報保護に関する確約に違反した役職員は、定められた処分に処されます。
5. 公表、開示
お客様の指示がある場合、または労働・社会保険諸法令に基づく法律により必要とされる場合を除き、お客様の情報を他の組織・団体に公表することはいたしません。
また、従業員様からの直接の開示請求については、事業主様を経由して回答することとします。
なお、開示内容により手数料が発生することがあります。
6. 個人情報の委託について
当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱い業務の一部又は全部を外部委託する場合があります。
当事務所の個人情報保護方針を遵守し得る管理体制を有する委託先を選定し、適切な指導・監督をするものとします。
7. 第三者への情報提供
当事務所は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
8. 個人情報の加工
当事務所は、いただいた情報をお客様の許可なしに独自に加工することはいたしません。
9. 廃棄処分
保持期間を経過した個人情報は、クロスカットのシュレッダーを使用して廃棄処分を行う、もしくは機密保護契約を結んだ委託先の廃棄専門業者にて廃棄処分を実施いたします。
10. 個人情報に関する苦情および相談について
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、迅速かつ適切に対応いたします。
下記の個人情報に関するお問い合わせ窓口にご連絡下さい。
11. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当事務所は、個人情報の保護と、適切な取り扱いについて、行動規範、内部規程、ルールを定めた、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、運用します。
また、定期的に実施する運用の点検、内部監査、経営による見直しを通して、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善いたします。
本方針を全従業者に周知徹底させるとともに、全ての関係者様に公表いたします。
制定 ： 平成18年10月03日
改定 ： 令和06年05月02日
改定 ： 平成27年04月01日
社会保険労務士法人ＩＭＩ 代表社員 万田 耕司
個人情報に関するお問い合せ窓口
社会保険労務士法人ＩＭＩ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL ： 06-6764-6600
e-mail ： info@sr-imi.jp
個人情報のお取り扱いについてHandling
社会保険労務士法人ＩＭＩは、個人情報の保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項について以下に公表いたします。
1. 事業者の氏名または名称
社会保険労務士法人ＩＭＩ
代表社員 万田 耕司
大阪市天王寺区味原町13-9 サンエイ下味原第二ビル501
2. 個人情報保護管理者 (個人情報お問い合せ窓口を兼務)
管理者の所属職名 ： 電子申請グループ 庶務担当
連絡先 ： 06-6764-6600
3. 全ての保有個人データの利用目的
当事務所の取得する個人情報の利用目的は以下の通りです。
これらの利用目的を達成するために必要な範囲でのみ個人情報を取得します。
＜弊社にご依頼頂き、社会保険関係業務において取得する個人情報＞
・各種申請、給与計算、労務管理をはじめとする、社会保険労務士業務を履行するため
＜弊社の役員・従業員から取得する個人情報＞
・雇用管理、給与支払いなどを行うため
・人事管理、福利厚生、緊急時対応など会社運営全般を行うため
＜弊社が行う採用募集に応募する際の個人情報＞
・採用選考を行うため
＜通話録音から取得する個人情報＞
・応対品質の向上および内容確認のため
＜個人情報の共同利用について＞
当事務所は、一般社団法人近代労務管理センター(主催)と社会保険労務士法人ＩＭＩ(共催)が開催する研修会で取り扱う個人情報について、以下のとおり共同利用いたします。
(1) 共同して利用される個人情報の項目・取得方法
・研修会申込書にご記入いただく事業所名、氏名
・当日撮影した写真
(2) 共同して利用する者の範囲
一般社団法人近代労務管理センター及び社会保険労務士法人ＩＭＩが共同して利用します。
(3) 共同して利用する者の利用目的
・研修会参加者名簿作成のため
・当日撮影した写真を、年賀・暑中ハガキに掲載しPRするため
・一般社団法人近代労務管理センターでは、ホームページ、広報誌に写真を掲載しPRするため
(4) 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者
一般社団法人近代労務管理センター
大阪市天王寺区味原町13-9-502
TEL ： 06-6765-3900
4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出及び、解決の申出先
社会保険労務士法人ＩＭＩ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
TEL ： 06-6764-6600
e-mail ： info@sr-imi.jp
5. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
(1) ご本人情報について開示請求等の場合
ご本人からご本人の開示対象個人情報の開示を求められたときは、法令の規定によって特別の手続が定められている場合を除き、ご本人の権利を尊重し誠意をもって対応します。
ご本人確認の上、ご本人に対し遅滞なく当該開示対象個人情報を書面によって開示等します。
(2) お客様の従業員様からご本人情報について開示請求等の場合
お客様の従業員様からの直接開示請求については、お客様事業所を経由して回答することとします。
所属する事業所のご担当者様に開示請求をお願いいたします。
お客様事業所との連絡等はお客様が指定された貴社ご担当者様を通じて行います。
詳細については「個人情報の開示等の手続きについて」をご参照ください。なお、開示内容により手数料が発生することがあります。
6. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について
個人情報を取得するにあたり、適切な管理を行うとともに、漏えい、滅失またはき損の防止等のために必要な安全管理措置を講じます。
当事務所で実施する主な安全管理措置は以下の通りです。
(1) 基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めています。
(2) 個人データ等の取扱いに係る規律の整備
個人データ等の取扱方法、責任者、担当者およびその責務等について規程を策定しています。
(3) 組織的安全管理措置
・個人データ等の取扱いに関する管理者を選任するとともに、個人情報を取扱う従業者及び従業者が取り扱う個人情報の範囲(電子データにおいてはアクセス権)を明確化し、法令や内規に違反している事実又は兆候を把握した場合の管理者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検(運用チェック記録)を実施しています。
・定期的に内部監査を実施しています。
(4) 人的安全管理措置
・全従業者に、個人データ等の適正な取扱いについて周知徹底するとともに定期的な研修を実施しています。
・個人データ等を含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
(5) 物理的安全管理措置
・個人データ等を取り扱う区域を執務室に限定し、原則として外部者の入室を禁止するとともに従業者の持ち込む機器等の制限を行い、権限を有しない者による個人データ等の閲覧を防止する措置を講じています。
やむを得ず執務室に外部者が入出する場合は来訪者記録に記録を取り、応対者が常に帯同し外部者が個人情報に接触できないようにしています。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
(6) 技術的安全管理措置
・個人データ等に関するアクセス権限者の限定、確認、当該アクセス記録の保管を含む、個人データ等に関するアクセス管理を実施しています。
・個人情報を取り扱うパソコンは充分必要なファイアウォールおよびウイルスチェック機能を装備し、外部に持ち出すパソコンは起動時の認証機能を設定して移動します。
・個人データ等を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等を防止する仕組みを導入しています。
(7) 外的環境の把握
当事務所では、外国にある第三者に個人データ等の取扱いの委託等を行っていません。
個人情報の開示等の手続きについてHandling
当事務所は、取扱う個人情報が、開示対象個人情報に該当する場合は、その個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、"開示等"という。)をご請求された場合に、適切に対応させていただきます。
ただし、該当する個人情報が下記にあたる場合は、その全部又は一部を開示等できない場合があります。
その場合は、その旨とその理由を説明いたします。
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合
1. 開示等の請求等の申出先
開示等をお求めの場合は、必要書類および手数料を下記までご郵送下さい。
社会保険労務士法人ＩＭＩ 個人情報に関するお問い合わせ窓口
大阪市天王寺区味原町13-9 サンエイ下味原第二ビル501
2. 開示対象個人情報の利用目的
・当事務所の役員・従業員として従事して頂くために必要な労務・人事上の処理のため
・給与、賞与、報酬、手当て等を支給し、納税、社会保険、雇用保険、健康保険その他法令等で必要な手続きを行うため
・労働安全衛生法第66条の規定に基づいて、従業員の健康管理、健康維持に必要な措置をとるため
・その他、福利厚生、社内手続き、緊急時連絡、ＰＭＳ運用など、会社運営に必要な諸手続きのため
・履歴書等採用関連情報は、採用選考のため。退職者の情報は、法定期間の保管等のため
3. 開示等の請求等に際してご提出頂く書類
| 書類名/請求者 | ご本人 | 法定代理人 | 任意の代理人 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 個人情報開示等請求書 | ○ | ○ | ○ | |
| ご本人様であることを証明する書類 | ○ | - | - | |
| 代理人ご自身様であることを証明する書類 | - | ○ | ○ | |
| ご本人の捺印のある委任状 | - | - | ○ | |
| 法定代理人であることを証明する書類 | - | ○ | - |
4. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
ご本人様、または代理人ご自身であることを証明する書類は、以下のうち１通のコピーをお送りください。
・運転免許証(本籍地の表示がある場合は、その部分を隠して下さい) ・健康保険証
・旅券(パスポ－ト) ・国民年金手帳 ・写真付き住民基本台帳カ－ド ・厚生年金手帳
・外国人登録証明書 ・その他公的機関が発行する写真付き証明書
5. 手数料
「開示」もしくは、「利用目的の通知」をご請求頂く場合は、以下金額の手数料が必要です。
| 手数料の額 | 請求１件につき、１，０００円 |
|---|
手数料については、手数料分の郵便切手、または郵便定額小為替を同封して郵送ください。
【様式ダウンロード】
・個人情報開示等請求書
